こんにちは。財務コンサルタントの加納裕晃です。

今回は、予算管理の土台となる月次決算書についてです。

毎月、何日ごろに仕上がっていますか？

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結論

今回は、いきなり結論からはいります。

毎月、月次決算書が仕上がるのは、早ければ早い方が良いです。

毎月月末締めの会社であれば、翌月の5日（営業日で）までに仕上がるのが理想です。

月次決算書は予算管理の土台となるものですから、予算と実績に乖離が生じている場合については、早急に対処をする必要があります。

これは、業績が良い場合においても同様です。機会損失をなくす意味でも業績の良し悪しに係わらず、月次決算は早い方が良いです。

月次決算を早めるには

毎月月末に締めて、翌月の15日や20日頃に月次決算書が仕上がり、経営会議を行なっているのでは遅すぎます。

まれに顧問の税理士や会計士へ記帳をお願いしているので、翌月末にならないと月次決算書が手元にありませんといったケースもあります。

予算と実績を対比し、乖離があれば、すぐに対策をとる必要があるにも関わらず、末日に締めた実績をひと月もあとに経営分析していては、本来発生するはずのない機会損失まで発生してしまいます。

月次決算の作業は、経理部門の能力と各部門から経理部門への協力度に比例します。

要因としては、

・月末で締めた売上の集計が翌月10日ごろまで掛かってしまう。

・担当部門から経理部門への支払請求書の到着が遅れる。

・毎月の取引先からの支払請求書が毎月10日以降に到着する。

・月末締めにおける棚卸の情報が、各部門から経理へ到着するのが遅れる。

など、様々なものがあります。

経理部門の能力以外にも、各部門から経理部門への協力度が低いことで、正確・迅速に月次決算が行なえない要因も多いです。

経理部門のみならず、関係する各部門や取引先にも協力をして頂く体制を整えることが重要です。

上記要因の改善策としては、

・売上の集計を早める（実務的に難しい場合は、月次決算へは仮集計数値を用いる）

・担当部門から経理部門へ支払請求書をまわることを徹底する。※別の記事へ具体的な対応策の記載がありますので、そちらも参考に

・取引先へ依頼し、ＦＡＸにて請求書を送ってもらう。

・棚卸についても徹底する体制を構築する。

基本的には経理部門を中心に全部門をを巻き込んで、企業内の体質改善と仕組みの構築が必要です。

この様に月次決算を早めることにより、予算と実績が乖離している場合、即時に対応策を講じることが出来るようになります。

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